30/11/2022

Na varno s pomembnimi poslovnimi dokumenti

2 min read
Elektronski arhiv

Pri poslovanju v vseh panogah veljajo določena pravila, ki narekujejo dolgotrajno hranjenje nekaterih poslovnih dokumentov. V nekaterih primerih je treba celo poskrbeti, da so dokumenti res trajno shranjeni, pa tudi sicer so dobe dolge več let. Kako torej na varno pospraviti te pomembne dokumente? V desetih letih poslovanja se lahko zgodi marsikaj, hitro lahko pride do kakšne nesreče ali nezgode, s tem pa že tvegamo neprecenljive dokumente. Seveda pa je na voljo več rešitev, ki so zelo učinkovite. Ni treba pripravljati arhiva v kleti ali pospravljati dokumentov v sef – dandanes za vse poskrbijo računalniki.

Računalniški dokumentni sistem

Med najbolj pomembnimi funkcionalnostmi računalniških rešitev za vsakodnevno poslovanje podjetja je gotovo tudi elektronski arhiv. V najbolj osnovni različici gre v tem primeru le za shranjevanje dokumentov v elektronski različici, seveda pa so na voljo tudi bistveno kompleksnejše možnosti. Večinoma elektronski arhiv ni omejen le na posamezen računalnik, temveč se datoteke shranjujejo na spletu oziroma v oblaku, do katerega lahko enostavno dostopamo z vsake naprave, ki je povezana v internet. Na ta način je dosežena popolna varnost shranjenih dokumentov, saj jih ne bomo izgubili niti v primeru večjih naravnih katastrof.

Seveda pa je elektronski arhiv le ena izmed uporabnih funkcionalnosti tovrstnih računalniških sistemov. Napreden dokumentni sistem omogoča še veliko več kot le shranjevanje v oblaku, in prav v teh naprednih funkcionalnostih se skrivajo največje prednosti takšnih sistemov. Pravzaprav lahko z uporabo takšnih sistemov močno koristimo poslovanju svojega podjetja, saj pridobimo popoln nadzor nad poslovno inteligenco, podatki so dostopni v preglednih seznamih, dober dokumentni sistem pa omogoča tudi pripravo poročil in projekcij. Shranjene podatke bomo torej dejansko uporabili pri načrtovanju in izvedbi projektov, nekatere informacije pa bodo koristne tudi v drugih aspektih pri vodenju podjetja. Ne gre torej le za varno shranjevanje dokumentov, temveč dober dokumentni sistem močno pripomore k uspešnemu poslovanju.